10 erros comuns de e-mail que você provavelmente está cometendo no trabalho
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10 erros comuns de e-mail que você provavelmente está cometendo no trabalho

Há momentos em que começamos a ficar muito confortáveis ​​no trabalho. Não podemos nos vestir de forma tão elegante ou adornar nossos escritórios com itens pessoais que podem nem sempre ser apropriados. Um sinal de que você está confortável demais no trabalho é tornar-se negligente com seus e-mails. Aqui estão alguns erros de e-mail que você pode estar cometendo.

1. Você não está cumprindo sua parte no trato

Algumas pessoas passam por muitos problemas para elaborar e-mails que contêm muitas informações. Se você está respondendo a esses e-mails com uma única frase, então você realmente não está cumprindo sua parte do trato. Responda aos e-mails com a quantidade adequada de informações, caso contrário, as pessoas saberão que você está figurativamente ligando para ela.

2. Seus e-mails estão cheios de erros de digitação e coloquialismos

Se você responder a um e-mail e disser, "com certeza, mano, estarei na reunião às 9. Te vejo lá", provavelmente é a maneira errada faça. Mesmo em ambientes de negócios mais descontraídos, é importante manter as comunicações de negócios profissionais. Você nunca sabe quando pode acidentalmente enviá-lo para alguém que não está bem com comunicações como essa e você terá problemas. Pode demorar alguns segundos a mais, mas é melhor do que chamar seu chefe de irmão. Isso não é legal.

3. Você está adicionando carinhas sorridentes aos seus e-mails

Você pode achar que é fofo e ajuda a denotar o tom de suas palavras, mas 44% das pessoas acreditam que não é totalmente profissional colocar rostos sorridentes em emails comerciais. Já que é quase a metade, isso significa que você tem essencialmente uma chance 50/50 de enviar um smiley para alguém que não vai gostar. Faça um favor a si mesmo e simplesmente não faça.

4. Suas mensagens OOTO são muito rudes

Quando você está fora do escritório, pode deixar mensagens com pressa, por isso podem ser curtas e rudes. Você pode não querer dizer qualquer ofensa ou grosseria, mas infelizmente o texto não tem um tom de voz. Tire alguns segundos extras e invente uma mensagem OOTO que seja apropriada e amigável para que as pessoas não pensem que você está sendo mau. É um problema que pode ser facilmente evitado e resolvido.

5. Você não deixa mensagens OOTO

Um grande erro que você pode cometer é não lidar com os e-mails que chegam quando você sai. Se houver uma emergência, alguém lhe enviar um e-mail e você não deixar uma mensagem OOTO, alguém vai pensar que você deixou cair a bola. As pessoas ficam furiosas quando você não avisa que está fora do escritório.

6. Você envia e-mails antes de revisar toda a conversa

Hoje em dia, os e-mails são mostrados em tópicos em vez de respostas individuais. Às vezes, você pode ler o primeiro e-mail e não perceber que há outras respostas. Se você os perder e responder a um e-mail, pode acabar respondendo a uma pergunta ou solicitação que já foi respondida. Além de ser constrangedor, também fará com que as pessoas questionem sua competência.

7. Você se esquece de enviar o anexo ou envia o anexo errado

Este é fácil de fazer e todo mundo faz isso de vez em quando. Se você planeja enviar arquivos junto com seu e-mail, lembre-se de adicioná-los ao e-mail. Não fazer isso pode deixar outras pessoas com raiva de você, atrapalhar o fluxo de trabalho e até mesmo causar mais problemas se você enviá-lo no final do dia, esquecer o anexo e não descobrir até o dia seguinte! Leva um pouco de força do cérebro, então não se esqueça!

8. Você não incluiu uma saudação básica

Você não acreditaria no efeito de dizer a palavra “oi” ou “olá” ao enviar um e-mail. Pense nisso na vida real. Você caminharia até alguém aleatoriamente no trabalho e simplesmente contaria coisas? Claro que não, você disse oi ou encontrou uma maneira de chamar a atenção deles primeiro. Os e-mails funcionam da mesma maneira. Quando você não inclui uma saudação, é considerado rude, o que pode causar problemas mesmo quando não há uma. São apenas algumas teclas, não se esqueça de incluir oi!

9. Você não usa BCC ou CC corretamente

Em um e-mail, há três campos. Existe a caixa de contato principal onde você coloca o assunto no e-mail. O CC é a cópia carbono e essas pessoas receberão uma cópia do e-mail e o destinatário original saberá que as outras pessoas foram enviadas em CC. O BCC é chamado de cópia oculta. As pessoas no BCC recebem uma cópia do e-mail, mas ninguém mais saberá que essa pessoa recebeu uma cópia do e-mail. Não use isso com muita frequência, porque se as pessoas descobrirem que outras pessoas podem ver essas comunicações, você será o informante do escritório. Ser um denunciante pode ser bom, mas ser o delator não é.

10. O tom do seu e-mail está errado

O texto tem um tom. O problema é que o tom depende da pessoa que está lendo, mas nem sempre precisa ser. A maneira como você cria suas frases orienta as pessoas sobre como lê-las. Se suas frases forem rudes e francas, as pessoas presumirão que você está se comunicando de maneira rude e direta. Dedique um pouco mais de tempo para escrever frases descritivas completas para que as pessoas não pensem que você está sendo um idiota. Vai durar muito.

Praticamente todos os erros de e-mail são erros simples que são fáceis de corrigir. Tudo o que é necessário é um pouco de atenção. A comunicação é importante em todas as formas e isso inclui eletronicamente. Basta mantê-lo suave e profissional e você irritará o menor número de pessoas.

Crédito da foto em destaque: no Sugar via media4.onsugar.com