3 ameaças ao bloqueio de tempo eficaz e como resolvê-las
Produtividade

3 ameaças ao bloqueio de tempo eficaz e como resolvê-las

O bloqueio de tempo é uma ótima maneira de fazer as coisas com eficácia. No entanto, se você não for cauteloso o suficiente, pode facilmente matar sua produtividade de bloco de tempo com estas três ameaças comuns:

  • Procrastinação

  • Perder tempo sem preparação

  • Distração (interna / externa)

Em primeiro lugar, a procrastinação é talvez o mais comum razão para não realizar algo dentro do seu bloco de tempo. Na verdade, é uma das piores maneiras de gastar seu tempo, porque você provavelmente está ciente dessa atividade, mas ainda assim a faz.

Por exemplo, sua meta é escrever um relatório para seu chefe e você decidiu se concentrar nesta tarefa entre 9h e 10h. Ainda assim, quando você discute coisas com seus colegas ou verifica o status de seus amigos no Facebook durante esse tempo, você apenas desperdiça seus valiosos minutos que deveriam ser gastos no trabalho.

A procrastinação é uma perda de tempo com certeza, mas você pode perder tempo de outra forma também. Por exemplo, se você decidiu escrever uma postagem no blog antes de ir para o trabalho, mas começou a planejar a postagem pela manhã, quando deveria estar escrevendo, você não está aproveitando o bloco de tempo que tem.

Finalmente, a distração é outra grande ameaça ao bloqueio de tempo eficaz, e isso pode acontecer se você estiver em casa ou no escritório. Pode até acontecer se você estiver trabalhando sozinho. As distrações vêm tanto externas quanto internas, e se você não perceber as possíveis fontes de distrações com antecedência, isso pode arruinar sua produtividade de bloqueio de tempo com certeza.

Com essas três ameaças, você pode destruir seu impulso e realizar qualquer trabalho real. No entanto, as próximas perguntas são: por que essas ameaças existem e você está realmente as convidando para sua vida profissional diária (e para seus blocos de tempo)?

Então, por que você as permite?

Com essas três ameaças, você pode tomar duas posturas: você pode permitir ou não.

Infelizmente, se você não prestar atenção suficiente a este assunto, você permitir que essas ameaças de produtividade afetem sua vida diária e, assim, dificultar o cumprimento de suas metas para o dia.

Então, quando falo sobre "permitir essas ameaças", quero dizer seguinte:

  • Você está muito ocupado para começar sua tarefa

Você gostaria para começar sua tarefa imediatamente, mas você não se importa em planejar seus passos com antecedência. Com este planejamento, você pode evitar as armadilhas comuns durante o seu bloco de tempo, como ponderar qual ação tomar a seguir ou deixar de entender as dependências de sua tarefa com outras pessoas (às vezes você não pode seguir em frente com sua tarefa até que outra pessoa tenha feito a parte deles primeiro).

Você também pode pensar que, se começar imediatamente, terá uma vantagem inicial e poderá terminar sua tarefa bem antes do prazo. Embora às vezes possa ser o caso, muitas vezes os resultados são diferentes dos desejados.

  • Você não tem um local de trabalho ideal

Uma maneira segura de ficar exposto à distração é não ter um local de trabalho dedicado e tranquilo para fazer seu trabalho. Quanto mais dinâmico for o ambiente (como trabalhar em um cubículo ou tentar fazer o trabalho quando sua família está perto de você), menos produtivo você provavelmente será.

Por outro lado, às vezes esta situação pode ser revertida e você pode experimentar algo chamado efeito coquetel, onde você pode realmente filtrar a maioria das distrações e se concentrar em apenas uma coisa por vez (como em um coquetel, quando você se concentra na conversa com uma única pessoa, enquanto filtra o resto dos festeiros).

A menos que você esteja escolhendo conscientemente um lugar lotado (como um café ou um trem) para fazer seu trabalho, a distração pode se voltar contra você e mata sua produtividade.

  • Você está fazendo isso quando sua energia está no nível mais baixo

Trabalhar quando sua energia está no nível mais baixo é um terreno fértil para procrastinação.

Percebi isso quando estava fazendo uma tarefa aparentemente simples e, de repente, comecei a p rocrastinando sobre ele.

Embora a tarefa levasse apenas alguns minutos para ser concluída, eu ainda tinha resistência interna para concluí-la. Isso se devia ao fato de que eu estava trabalhando tarde da noite, quando minha mente já estava fora do modo de trabalho, e estava ansioso para fazer algo mais divertido (como assistir televisão).

De acordo com o Instinto de Força de Vontade, sua autodisciplina se esgota ao longo do dia e a reserva de força de vontade atinge seu ponto máximo pela manhã. Foi exatamente isso que experimentei em minha tarefa.

A verdadeira causa dessas ameaças

Então, por que é tão fácil começar a usar seu bloco de tempo imediatamente sem fazer nenhuma preparação?

Uma razão pode ser que você acha que perde seu valioso tempo com a preparação e que agir imediatamente é o que você deveria fazer.

Infelizmente, mesmo se você começar rapidamente, poderá fugir em bloqueios de estradas em seu caminho e você tende a perder seu tempo, certificando-se de realmente terminar sua tarefa mais devagar, em vez de mais rápido.

Outra razão é que você provavelmente não valoriza a parte de preparação real que muito e não quero perder tempo suficiente em atividades tão improdutivas (não está me ajudando a terminar minha tarefa mais rápido, portanto, é improdutivo, certo?).

Finalmente, gastar tempo planejando e preparando é tirando seu tempo da execução da tarefa em si (pelo menos é assim que você pensa). Esse pode ser o caso quando você começa a trabalhar em sua tarefa tarde demais em relação ao prazo. E a cada minuto que você não está realmente fazendo o trabalho dentro do seu bloco de tempo dedicado, você sente que está perdendo tempo.

Tudo pode ser consertado com uma pequena preparação

Acredite ou não , planejar e preparar a tarefa do tempo com antecedência já está fazendo o trabalho. Com a preparação adequada, você se livra dos bloqueios de estrada desnecessários que podem ocorrer durante os bloqueios de tempo.

Além disso, certifique-se de bloquear o tempo da fase de planejamento também. Isso é muito importante e você garante que pode realmente maximizar o tempo disponível para a tarefa (levando em consideração tudo o que é necessário, como as ameaças à produtividade).

Proteja seus blocos de tempo - veja como

1. Estabeleça limites. Se acontecer de você trabalhar em casa, certifique-se de que sua família esteja ciente do que você está fazendo. Dessa forma, eles valorizam mais o trabalho que você faz e são menos propensos a distraí-lo.

Se possível, tente trabalhar o máximo que puder quando eles estiverem fora de casa ou dormindo. Isso é exatamente o que eu fazia (e ainda faço) quando tinha um trabalho diurno. Eu estava construindo meu negócio online paralelamente, mas como era difícil trabalhar quando meu filho de quase 2 anos estava acordado, decidi trabalhar durante sua soneca ou no início da manhã, quando ele ainda estava dormindo.

2. Tenha o espaço certo para fazer o seu trabalho. Se possível, tente “se isolar” ao fazer o trabalho. Isso significa que você descobre com antecedência o local onde faz seu trabalho.

No meu caso, tenho duas maneiras de “me isolar”. O primeiro é trabalhar enquanto o resto da família está dormindo. A outra forma é uma sala de trabalho dedicada na casa dos meus pais, onde posso ir trabalhar.

Quando estou fisicamente fora de casa, faço o trabalho muito bem. No entanto, digo à minha esposa minha localização e assim ela pode entrar em contato comigo se algo urgente acontecer.

3. Prepare-se para suas tarefas com antecedência - com um bloco de tempo. Para ter um bloco de tempo eficaz, certifique-se de reservar algum tempo para o trabalho de planejamento e preparação. Isso garante que você mapeie todos os possíveis obstáculos e outras ameaças ao seu trabalho produtivo.

Passar um tempo sozinho e realmente descobrir as diferentes partes da sua tarefa o ajudará muito durante a fase de trabalho real.

4. Escolha a hora certa do dia. Para evitar a procrastinação, tente escolher a hora certa para o seu bloco de tempo. No meu caso, tento fazer meu trabalho durante a manhã (porque é quando estou mais alerta), mas sua situação pode ser diferente.

Preste atenção ao seu humor durante o dia, descubra em que parte do dia você está mais alerta e bloqueie seu tempo para esse momento (então, depois de almoçar provavelmente não é o melhor momento).

5 . Limpe sua mente. Se você se sentir cansado e não conseguir se concentrar no seu trabalho, tire uma soneca rápida. Eu experimentei uma mudança total no meu bem-estar e produtividade quando eu tiro uma rápida soneca (máximo de 20 minutos).

Você também pode decidir anotar as ideias e pensamentos que tiver durante o seu trabalho . Eu tenho um pedaço de papel e uma caneta comigo quando trabalho, para que eu possa fazer uma "minidump de cérebro" e tirar esses pensamentos da minha mente (que posso processar mais tarde).

Finalmente , você pode decidir iniciar uma prática de meditação simples de 5 minutos todos os dias. Você basicamente fecha os olhos e diz baixinho em sua mente “inspire” enquanto inspira e, em seguida, diga “expire” ao expirar. Se sua mente começar a divagar (o que acontecerá), concentre-se novamente em sua respiração.

A meditação é uma prática de longo prazo e requer paciência até que você possa ver os benefícios - como as melhorias em seu foco.

6. Automatize as partes mundanas e repetitivas. Você sabe se alguma das tarefas que você faz dentro do seu bloco de tempo pode ser automatizada? Nesse caso, tome medidas preventivas para fazer a automação.

Por exemplo, você pode criar um modelo a partir do documento que usa com frequência. Dessa forma, você pode economizar algum tempo e não perder seu precioso bloco de tempo com atividades de baixo valor (como criar um documento do zero sempre).

Conclusão

Os blocos de tempo são uma ótima maneira de fazer o trabalho, mas você pode arruiná-los ao procrastinar, ao perder seu tempo sem preparação ou ao ser exposto à distração.

O ponto principal é certificar-se de mapear seu ambiente, seu tempo e suas tarefas com bastante antecedência. Dessa forma, você pode ter certeza de que seu bloco de tempo obterá os resultados máximos.

Mudança para você: como você se certificará de que pode eliminar as ameaças à produtividade durante seus blocos de tempo?