3 técnicas para definir prioridades de forma eficaz
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3 técnicas para definir prioridades de forma eficaz

É fácil, no ímpeto da vida, tornar-se um reator - responder a tudo o que surge, no momento em que surge, e dedicar toda a sua atenção até o próximo acontecimento.

Esta é, obviamente, uma receita para a loucura. A sensação de perda de controle sobre o que você faz e quando é o suficiente para levá-lo ao limite, e se isso não o levar, os destroços de projetos inacabados que você deixa em seu rastro certamente o alcançarão.

Ter uma caixa de entrada e processá-la de forma sistemática pode ajudá-lo a recuperar um pouco desse controle. Mas depois de processar sua caixa de entrada e listar todas as tarefas que você precisa para começar, você ainda precisa descobrir o que fazer no próximo instante . Em quais dessas tarefas você gastará melhor seu tempo e quais podem esperar?

Quando não definimos prioridades, tendemos a seguir o caminho de menor resistência. (E seguir o caminho de menor resistência, como o grande Utah Phillips nos lembrou, é o que torna o rio tortuoso!) Ou seja, vamos escolher e classificar as coisas que precisamos fazer e trabalhar nas mais fáceis - deixando as tarefas mais difíceis e menos divertidas para um “mais tarde” que, em muitos casos, nunca chega - ou, pior, chega pouco antes de a ação precisar ser concluída, jogando-nos em um turbilhão de atividades, estresse e arrependimento.

É por isso que definir prioridades é tão importante.

3 Abordagens eficazes para definir prioridades

Existem três abordagens básicas para definir prioridades , cada um provavelmente adequado a diferentes tipos de personalidades. O primeiro é para procrastinadores, pessoas que adiam tarefas desagradáveis. O segundo é para pessoas que prosperam em realizações, que precisam de um fluxo de pequenas vitórias para passar o dia. E a terceira é para os tipos mais analíticos, que precisam saber que estão trabalhando na coisa objetivamente mais importante possível neste momento. Em ordem, então, eles são:

1. Coma um sapo

Há um velho ditado que diz que se você acordar de manhã e comer um sapo vivo, pode passar o dia sabendo que a pior coisa que pode acontecer com você naquele dia já passou. Em outras palavras, o dia só pode melhorar!

Popularizado no livro de Brian Tracy, Eat That Frog !, a ideia aqui é que você enfrente a tarefa maior, mais difícil e menos atraente em primeiro lugar dia , para que você possa passar pelo resto do dia sabendo que o pior já passou.

Quando você tem um sapo velho e gordo no seu prato, você realmente precisa junta para baixo. Outro velho ditado diz que quando você tem que comer um sapo, não perca muito tempo olhando para ele! Vale a pena manter isso em mente se você é o tipo de pessoa que procrastina "planejando seu ataque" e "se preparando psicologicamente" por metade do dia. Abra bem e mastigue aquele sapo, amigo! Caso contrário, você quase certamente vai se convencer de não fazer nada.

2. Mova grandes pedras

Talvez você não seja um procrastinador tanto quanto um violinista, alguém que preenche seu tempo se preocupando com pequenas tarefas. Você está ocupado, ocupado, o tempo todo, mas de alguma forma, nada de importante parece ser feito.

Você precisa da sabedoria do pote de picles. Pegue um frasco de picles e encha-o com areia. Agora tente colocar um punhado de pedras lá. Você não pode, certo? Não há espaço.

Se é importante colocar as pedras na jarra, você tem que colocar as pedras primeiro. Encha a jarra com pedras, agora tente despejar alguns seixos. Veja como eles entram e preenchem o espaço disponível? Agora coloque alguns punhados de cascalho. Novamente, ele desliza direto para as rachaduras. Finalmente, despeje um pouco de areia.

Para os deficientes metaforicamente, o frasco de picles é todo o tempo que você tem em um dia. Você pode preenchê-lo com pequenas tarefas ocupadas e sem sentido, não deixando espaço para as coisas grandes, ou pode fazer as coisas grandes primeiro, depois as menores e, finalmente, preencher os momentos livres com as coisas inúteis.

Para colocá-lo em prática, sente-se hoje à noite antes de ir para a cama e escreva as três tarefas mais importantes que você tem que fazer amanhã . Não tente encaixar tudo que você precisa, ou pensa que precisa fazer, apenas os três mais importantes.

De manhã, tire sua lista e ataque o primeiro “Big Rock”. Trabalhe até que esteja pronto ou você não poderá fazer mais nenhum progresso. Em seguida, passe para o segundo e depois para o terceiro. Depois de terminar todos eles, você pode começar com as pequenas coisas, sabendo que fez um bom progresso em todas as coisas grandes. E se você não chegar às pequenas coisas? Você terá a satisfação de saber que realizou três grandes feitos. No final do dia, ninguém jamais desejou ter passado mais tempo organizando a gaveta de lápis em vez de escrever um romance ou imprimindo etiquetas de postagem de conseguir um grande cliente.

3. Quadrantes Covey

Se você simplesmente não consegue relaxar a menos que tenha certeza absoluta de que está trabalhando na coisa mais importante na qual poderia estar trabalhando a cada instante, o sistema de quadrantes de Stephen Covey, conforme escrito em Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes: Lições poderosas sobre mudança pessoal podem ser para você.

Covey sugere que você divida um pedaço de papel em quatro seções, desenhando uma linha transversal e outra de cima para baixo. Em cada um desses quadrantes, você coloca suas tarefas de acordo com se são:

  1. Importante e urgente
  2. Importante e não urgente
  3. Não importante, mas urgente
  4. Não importante e não urgente

As coisas dos quadrantes III e IV são onde ficamos atolados no trivial: telefonemas, interrupções, reuniões (QIII) e muito trabalho, conversa fiada e outras perdas de tempo (QIV). Embora algumas dessas coisas possam ter algum valor social, se interferir na sua capacidade de fazer as coisas que são importantes para você, elas precisam ir.

Quadrante I e II são as tarefas que são importantes para nos. P Eu sou crises, prazos iminentes e outros trabalhos que precisam ser feitos agora ou coisas terríveis acontecerão. Se você está realmente no topo da sua gestão de tempo, pode minimizar as tarefas do primeiro trimestre, mas nunca pode eliminá-las - um acidente de carro, alguém ficando doente, um desastre natural, todas essas coisas exigem ação imediata e raramente são planejadas.

Você gostaria de passar o máximo de tempo possível no Quadrante II, executando tarefas que são importantes, com bastante tempo para realmente entrar nelas e fazer o melhor trabalho possível. Este é o material do qual as coisas de QIII e QIV tomam tempo, então, depois de planejar suas tarefas na grade do quadrante Covey, de acordo com seu próprio senso do que é importante e o que não é t, trabalhe o máximo possível nos itens do Quadrante II (e nas tarefas do Quadrante I quando surgirem).

Conhecendo você

Passe algum tempo tentando cada uma dessas abordagens por Tamanho. É difícil dizer o que pode funcionar melhor para uma determinada pessoa - o que se encaixa em uma luva será muito restritivo e restritivo para outra, e muito frouxo e desestruturado para uma terceira. Você descobrirá que também precisará dedicar algum tempo para descobrir o que torna algo importante para você - quais são as metas que suas ações pretendem atingir.

No final, definir prioridades é um exercício de autoconhecimento. Você precisa saber quais tarefas você tratará como um prazer e quais como tortura, quais tarefas conduzem a seus objetivos e quais conduzem você ao erro ou, melhor, você está girando e não indo a lugar nenhum.

Essas três são as estratégias mais conhecidas e testadas pelo tempo, mas talvez você tenha uma ideia diferente que gostaria de compartilhar? Diga-nos como você define suas prioridades nos comentários.

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Crédito da foto em destaque: Mille Sanders via unsplash.com