5 maneiras de ser mais produtivo no escritório
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5 maneiras de ser mais produtivo no escritório

  • Você já sentiu que está constantemente perseguindo seu rabo no trabalho?

    Muitas reuniões agendadas e depois há os e-mails voando para sua caixa de entrada tão rápido que você mal tem tempo olhar para eles? E ainda, no final do dia você não fez muito. Nada para mostrar pelas horas de ‘trabalho árduo’ que você dedicou.

    Não há nada pior do que ter um dia improdutivo no escritório. E ainda, na minha opinião, é muito fácil perder muito tempo em um ambiente de escritório.

    Existem regras "não ditas" que obedecemos:

    • As reuniões são importantes.
    • O e-mail reina.
    • Devemos "parecer ocupados" mesmo se não estivermos.
    • Devemos "olhar estressado '- caso contrário, não podemos estar ocupados.

    A melhor coisa que você pode fazer é jogar todas essas regras desatualizadas pela janela e substituí-las por uma regra:

    Foco na produção

    Não em quantos minutos ou horas você 'coloca', mas nos 'resultados' que você 'obtém' o seu dia.

    Acontece que muitas pessoas não se importam realmente com os resultados - elas apenas se preocupam em 'se sentir ocupada' e trabalhar longas horas por causa disso . Mas quando você muda de uma mentalidade de 'ocupado' para uma mentalidade de 'resultados', todo o seu mundo começa a mudar.

    Você tem mais tempo para gastar com coisas importantes, o que equivale a mais resultados.

    Aqui estão minhas 5 principais dicas para ser produtivo no escritório:

    1. Priorize

    Concentre-se em no máximo 3 prioridades por dia.

    Isso significa "ignorar" todo o resto da sua lista ... até amanhã. Quando estamos distraídos e oprimidos por uma longa lista de itens "a fazer", podemos achar difícil nos concentrar em fazer "qualquer coisa" e a procrastinação toma conta! Reduza e concentre-se APENAS nas três coisas mais importantes.

    2. Sempre faça as coisas mais importantes primeiro

    Nunca, nunca, nunca comece o dia com suas tarefas mais fáceis ou mais gostadas. Sempre comece com a tarefa mais difícil e importante. Porque essa é a única maneira de fazer isso.

    Se você deixar a tarefa mais difícil para o último, adivinhe o que acontece? Você fica sem tempo e não é feito. Ao enfrentar sua tarefa mais difícil primeiro, você pode ter certeza de que ela será realizada, não importa o que aconteça.

    3. Assuma o controle do e-mail

    Para muitos de nós, o e-mail é como uma fera que toma conta de nossa vida no escritório. Assuma o controle de seu e-mail, limitando o tempo que você gasta verificando e respondendo a e-mails. Só porque há e-mails lá, não significa que você precisa responder a todos eles imediatamente. O mundo não vai acabar se você responder a um e-mail uma ou duas horas depois de ter sido enviado.

    Eu recomendo verificar o e-mail apenas 3 vezes por dia no máximo. Uma vez pela manhã, uma vez logo após o almoço e uma vez no final da tarde. Você notará o quanto mais rápido responde quando o faz em rajadas também. Veja minhas dicas recentes de e-mail para obter mais truques para controlar seus e-mails.

    4. Faça com que todas as reuniões tenham 20 minutos

    As reuniões podem ser a maior perda de tempo. Há uma regra tácita de que todas as reuniões devem durar uma hora. Por quê? Como todos os "tópicos" podem se encaixar perfeitamente em um intervalo de tempo de uma hora?

    Reduza as reuniões para um máximo de 20 minutos. Uma maneira de acelerá-los é fazer as reuniões em pé - as pessoas parecem passar por mágica muito mais rápido quando não estão sentadas em volta da mesa da diretoria.

    5. Sempre tenha uma agenda para todas as reuniões

    Muitas reuniões acabam porque não há uma estrutura para elas. Insista para que todos os proprietários de reuniões forneçam uma pauta completa antes de qualquer reunião, detalhando exatamente o que desejam discutir. Isso força o proprietário da reunião a fazer muito do trabalho antes da reunião e reduz qualquer perda de tempo durante a própria reunião.

    (Crédito da foto: Digitador rápido via Shutterstock)