Curso de Ações
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Curso de Ações

Uma das coisas que descobri ao listar tarefas e ações é a dificuldade de organizar uma lista em um fluxo lógico. A maior parte do meu dia é preenchido com tarefas que preciso ou quero concluir em uma ordem específica, e eu queria uma maneira simples de mapear o fluxo do meu dia. Quando comecei a encontrar uma maneira de fazer isso, tinha vários critérios em mente:

  • Tinha que ser simples - eu não queria muitas opções ou coisas para preencher. Apenas uma maneira rápida de mapear as ações do meu dia.
  • Tinha que ser flexível - Embora eu saiba quais tarefas ou ações desejo realizar durante o meu dia, as coisas invariavelmente surgem. Portanto, precisava ser capaz de encaixar esses itens, sem interromper o fluxo.
  • Não seria baseado no tempo - eu tenho outras maneiras de cobrir as coisas baseadas no tempo. Eu queria que fosse estritamente um fluxo de ações baseado em prioridades para o dia.
  • Não seria baseado em projetos - Como com coisas baseadas em tempo, eu já tinha uma maneira de rastrear projetos. Este seria um fluxo de tarefas para o dia que pode envolver vários projetos e contextos.

Nasce um mapa de fluxo de tarefas

Eu brinquei com vários métodos, e muitos eram muito complexos. Uma ótima abordagem é a postagem de Chris Brogan sobre Mini Process Flows. Teve algumas ideias com um sabor semelhante ao que pretendia alcançar. Mas sendo preguiçoso quando se trata de escrever coisas, eu queria uma abordagem ainda mais simples. Meu objetivo era criar um formulário básico que eu pudesse preencher no início de cada dia, que mapearia cada uma das minhas tarefas ou ações na ordem que eu queria concluí-las.

A planilha que eu criei com tem um conjunto de caixas, uma para cada tarefa, com uma pequena seta indicando o fluxo de uma caixa, e tarefa, para a próxima. A imagem abaixo mostra um exemplo de planilha marcada (clique para ampliar).

A primeira caixa tem uma caixa de seta para o número da página atual e a última caixa tem uma para a página “continuação”. Então, se eu tiver mais de 10 tarefas acionáveis ​​em um dia, continuo para uma nova planilha.

Para acomodar coisas como espera, interrupções, reuniões não planejadas e tarefas adiadas, adicionei caixas adjacentes anexadas com uma linha pontilhada. Também incluí um pequeno círculo para designar o tipo de interrupção. Alguns dos que uso com mais frequência incluem:

  • “W” = Aguardando ou @Waiting.
  • “I” = Interrupção geral, incluindo ligações que eu precisava levar, reuniões não planejadas, sair para almoçar, etc.
  • “D” = Itens adiados, tarefas que decidi adiar por algum (provavelmente bom) motivo.
  • “P ”= Empenhado em outra pessoa.

A ideia é ter um mapa do meu dia prontamente disponível, com cada tarefa disposta e fluindo para a próxima. Ao concluir uma tarefa, risquei a caixa. Originalmente, eu tinha uma caixa de seleção para marcar itens concluídos, mas não era tão gratificante quanto riscar tudo. Conforme o dia avança, posso ver claramente o que concluí e o que ainda falta fazer.

Se não conseguir concluir todas as tarefas até o final do dia, simplesmente começo de onde parei off no dia seguinte e, em seguida, comece uma nova página para as novas tarefas desse dia.

Recentemente comecei a combinar a planilha de fluxo de tarefas com uma versão modificada do DYI Formulário de projeto de planejador. Eu uso o formulário do projeto para rastrear o progresso geral de cada projeto e, em seguida, carrego o formulário Fluxo de Tarefas com as tarefas que preciso competir todos os dias. Isso ajudou tremendamente a simplificar meu processo.

Para mim, para que um sistema seja útil, ele tem que ser simples - algo que não apenas acrescente mais despesas ao meu dia. Ter uma maneira de rastrear tarefas que seja clara e direta, e que ainda me permite trabalhar da minha maneira preferida, me ajudou a criar um sistema que eu realmente uso.

Planilha de fluxo de tarefas - Formato PDF

Tony D. Clark escreve, desenha caricaturas, projeta software e websites e passa muito tempo convencendo outras pessoas a trabalhar em casa, ser criativo e fazer o que ama. Seu blog Success from the Nest se concentra em ajudar os pais que desejam fazer um trabalho significativo em casa e ter mais tempo para suas famílias e seus sonhos.