O Google está pronto para cuidar do seu negócio? (Parte 2 de 2)
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O Google está pronto para cuidar do seu negócio? (Parte 2 de 2)

Na parte 1 desta postagem, discuti as ofertas de comunicação que o Google oferece e a função que podem desempenhar para pequenas e médias empresas. Neste acompanhamento, cobrirei sua produtividade e serviços promocionais, que vão desde o pacote de produtividade do Google Docs até o serviço de blog hospedado gratuito Blogger. Embora as ferramentas de comunicação do Google sejam geralmente excelentes, suas ferramentas de produtividade e promoção são muito mais uma mistura. Após a visão geral dos vários serviços do Google, irei oferecer uma breve análise de como os aplicativos do Google são adequados para uso comercial em geral, bem como discutir algumas novas ferramentas que podem ter um grande impacto no futuro próximo.

Aplicativos de produtividade

Google Docs oferece uma alternativa razoável para suítes de escritório caras, embora para trabalhos complexos fique aquém do Microsoft Office ou mesmo do OpenOffice.org baseado em desktop Programas. Consistindo em um processador de texto, planilha e software de apresentação, o Docs importa e exporta para todos os formatos padrão da Microsoft (embora ainda não possa salvar no formato docx do Office 2007).

O processador de texto é ótimo para criar , edição e visualização de documentos curtos, oferecendo uma gama de opções de formatação típicas para tarefas básicas de processamento de texto. Para documentos mais longos, no entanto, falta o Docs: os números das páginas só podem ser aplicados à saída impressa, e o tamanho do documento em si é limitado a 500 K, mais 2 MB por imagem inserida. Isso torna o Docs pouco adequado para a criação de manuais técnicos ou de treinamento, bem como documentos formais, como resumos jurídicos.

As planilhas e apresentações também têm tamanho limitado. As planilhas podem ter até 256 colunas, 200.000 células ou 100 páginas, o que ocorrer primeiro. As apresentações iniciadas no Google Docs não são limitadas em tamanho, mas as apresentações importadas são limitadas a 10 MB ou 200 slides. Abaixo desses limites, no entanto, os dois aplicativos são muito fortes. A planilha permite que você use as funções mais comuns da planilha e até mesmo preencha células com dados extraídos de pesquisas do Google. Um gerador de formulários torna possível coletar dados de, digamos, usuários de sites e visualizar os dados como uma planilha do Google.

O editor de apresentações é bem projetado, tornando a montagem de apresentações tão fácil quanto é com qualquer outro programa. Vários temas estão incluídos e você também pode importar seus próprios planos de fundo. Fazer apresentações é outra história. O modo de apresentação, mesmo quando você usa F11 para tornar o navegador em tela inteira, ainda inclui uma barra de ferramentas do Google na parte inferior da tela, tirando a atenção dos slides. Você também não poderá controlar sua apresentação usando um controle remoto do PowerPoint.

O Google Docs se destaca na colaboração e no compartilhamento, fazendo um uso muito eficaz da Internet para realizar o trabalho. Documentos e planilhas podem ser facilmente editados por vários usuários, com rastreamento e permissões para garantir que nada irreparável aconteça. As apresentações podem ser feitas remotamente, emparelhadas com o Google Talk e controladas a partir do computador do anfitrião. Qualquer coisa criada com o Google Docs pode ser compartilhada na Internet, como uma página da web ou como um documento incorporado.

O recém-lançado Google Apps Sync for Microsoft Outlook permite que os assinantes Premium usem Google Apps como um substituto para o caro Exchange da Microsoft. Instalado junto com o Outlook, o programa permite que calendários e contatos sejam compartilhados e pesquisados ​​em sua empresa, com recursos como a disponibilidade de agendamento que os usuários esperam do Exchange. Notas, tarefas e diários não são compartilhados, mas para empresas que não dependem muito deles, isso pode ser um substituto bastante eficaz para o Exchange. Um utilitário de migração permite que os sistemas Exchange existentes sejam facilmente transferidos para sua conta do Google Apps, tornando todo o processo transparente para seus funcionários. (Existe um programa semelhante para usuários do Lotus Notes .)

Google Sites , um mecanismo wiki simples de usar , oferece mais opções de colaboração. Combinado com o gerenciador de tarefas do Gmail e do Google Agenda, você pode gerenciar a maioria dos projetos básicos com bastante facilidade. Porém, um gerenciamento de projeto mais complexo não é possível - para fluxogramas, gráficos GANTT e outros pilares de gerenciamento de projetos, você precisará de um aplicativo dedicado.

O Calendário do Google é muito poderoso, tornando fácil adicionar e compartilhar eventos. Um sistema de entrada de texto em linguagem natural analisa declarações como “Almoço com Bob Smith no Joe’s Cafe ao meio-dia de 27 de junho” ou você pode adicionar compromissos usando um formulário. Os calendários podem ser facilmente compartilhados e streams iCal de terceiros também podem ser assinados. Vários serviços não pertencentes ao Google, como o gerenciador de tarefas Remember the Milk, usam a API do Google para permitir o acesso aos seus serviços a partir da interface do Google Agenda também.

Em um horizonte próximo está o novo Wave platform, uma ferramenta de comunicação e colaboração em tempo real que combina elementos de e-mail, mensagens instantâneas, wikis, edição de documentos, compartilhamento de multimídia e rede social. O Wave ainda está em teste somente para convidados e, como acontece com todas as coisas do Google, provavelmente podemos esperar que ele permaneça em Beta por muito, muito tempo. Pelo que o Google lançou sobre o Wave até agora, parece que ele oferecerá grande funcionalidade para um público limitado de equipes e departamentos corporativos, onde tradicionalmente os wikis podem ter sido a principal forma de colaboração. Para pequenas empresas cara a cara, é difícil ver o que o Wave oferece, mas empresas maiores podem achar que é um passo significativo em relação às plataformas de colaboração atuais.

**## Promoção

Google é, mais propriamente, uma empresa de publicidade, especialmente com a compra da gigante da publicidade online Doubleclick. Portanto, é lógico que, para promover o seu negócio, o Google seja um bom lugar para se virar.

O Blogger , o serviço de blog do Google, oferece um serviço decente plataforma suficiente para um site simples. Os recursos são limitados e a falta de opções de personalização pode tornar a marca do seu site complicado, mas é grátis, mesmo se você postar o site com seu próprio nome de domínio (o que é simples de fazer e bem documentado na seção de ajuda). No entanto, para qualquer coisa mais complexa do que um simples blog, você vai querer recorrer a outro serviço.

O AdWords do Google é uma forma eficaz de promover sua empresa na web . Você escolhe quanto deseja gastar e com quais palavras-chave exibir seus anúncios, e o Google lida com a colocação do anúncio em páginas de pesquisa relevantes e sites que hospedam anúncios do Google. Certifique-se de adicionar sua empresa à pesquisa local do Google e ao Google Maps no Google Local Business Center também, para que você apareça quando as pessoas pesquisarem empresas em sua área.

Pode você administra sua empresa usando aplicativos e serviços do Google?

Então, você pode administrar uma empresa usando apenas aplicativos do Google? A resposta é: “depende”. Para pequenas empresas locais, o Google Apps junto com um site do Blogger e o Google Voice pode ser mais do que suficiente para lidar com praticamente tudo que eles precisam. As empresas que realizam uma colaboração significativa acharão o Google Docs útil, independentemente do tamanho.

Para empresas maiores, bem como empresas que lidam com uma grande quantidade de informações confidenciais, problemas de privacidade e segurança são grandes. Ter seu e-mail, documentos e outros materiais armazenados em servidores de terceiros é preocupante, não importa o que as políticas do Google prometam. E o Google é um grande alvo para hackers e outros tipos nefastos - embora seus dados possam nunca ser direcionados, há muitas pessoas por aí tentando invadir o Google só para ver se isso pode ser feito.

A falta de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) é um desafio, assim como a falta de qualquer tipo de banco de dados (ironicamente, o Google Base não é um banco de dados programável pelo usuário). Planilhas combinadas com formulários simplesmente não funcionam como um substituto viável. Uma pequena equipe de vendas pode gerenciar, mas uma grande equipe de vendas precisará de ferramentas mais adequadas.

O acesso off-line também é uma preocupação, que só é resolvida parcialmente pelo plug-in off-line do Google, Google Gears. O Gears aparentemente oferece a capacidade de trabalhar off-line e sincronizar suas atualizações quando seu computador está de volta à Internet, mas geralmente oferece apenas um subconjunto de recursos completos dos aplicativos do Google. No Gmail, por exemplo, você pode ler e responder e-mails ou escrever novos, mas não pode anexar arquivos a e-mails no modo offline. O Google Docs é pior - o acesso é somente leitura quando está offline, o que significa que você não pode criar novos documentos ou editar os existentes. Tanto para realizar o trabalho no avião ...

Finalmente, há a questão do tempo de atividade. O Google promete 99,9% de tempo de atividade no Google Apps - mas essa é uma promessa padrão do setor que tem pouco significado para os usuários finais. Tentar fazer login apenas para se encontrar no meio desse tempo de inatividade de 0,1% pode ser um grande aborrecimento, especialmente se você estiver esperando por um e-mail importante ou prestes a enviar um documento importante.

Por outro lado, as pequenas e médias empresas enfrentam problemas de segurança e tempo de inatividade tão graves (se não mais) o tempo todo, seja por falta de experiência, erro do usuário ou simplesmente azar. E é provável que você não tenha nada parecido com os recursos, pessoal e know-how de segurança que o Google tem à disposição para protegê-lo.

No final, se os aplicativos e serviços do Google são adequados para sua empresa depende de suas necessidades. Avalie com cuidado seus requisitos e escolha no menu de aplicativos do Google quando eles atenderem adequadamente aos requisitos. Onde eles não querem, olhe para seus concorrentes na Zoho, ThinkFree e até mesmo na Microsoft (como o Office Live, que em breve oferecerá versões online de aplicativos do Office). Mas você poderia fazer muito pior do que considerar o Google primeiro.

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